Secrétaire immobilier

Description

La secrétaire en immobilier s’occupe de l’organisation générale de la structure (groupe projet, service, entreprise, …) et de la gestion et du suivi administratif de dossiers techniques (projet, mission, démarche qualité …). Assiste parfois un ingénieur dans ses expérimentations. Prend parfois part à des visites de chantier et synchronise parfois une équipe

La secrétaire en immobilier prend part au lancement d’appels d’offres (rédaction, émissions d’annonces officielles, …) et au suivi des candidatures :

• La secrétaire en immobilier établit et saisit des dossiers de candidature de l’entreprise à un appel d’offres et s’occupe du suivi.
• La secrétaire en immobilier définit et tient à jour les outils de suivi d’activité de la structure à l’aide d’échéanciers, de tableaux de bord, …
• Planifie les réunions du groupe projet ou de la structure et compose les comptes rendus.
• La secrétaire en immobilier informe les commanditaires, les clients sur l’avancée de leur dossier et fait suivre les procès-verbaux, les échéanciers, l’état d’avancement.
• La secrétaire en immobilier s’occupe du suivi budgétaire et comptable de l’entité par des opérations de facturation, de relance de financeurs, de déblocage de fonds, de saisie d’écritures comptables.
• La secrétaire en immobilier effectue la saisie et la mise en forme des documents, les fait suivre et les range.
• S’occupe de l’organisation des déplacements des membres de l’équipe ou du responsable.
• La secrétaire en immobilier effectue l’indexation, le classement et l’archivage de documents.
• La secrétaire en immobilier mène des recherches documentaires et les fait suivre ou les utilise.
• La secrétaire en immobilier décline et met en place une démarche, un plan d’action qualité (corrections, amélioration, mise en conformité, …).
• S’occupe de sensibiliser et de former les personnels à la démarche qualité.
• La secrétaire en immobilier procède à l’impression des documents techniques (plans, maquettes, fiches techniques, …).
• La secrétaire en immobilier aide un ingénieur lors de travaux de laboratoire pour la préparation de matériel, le relevé de résultat, …
• La secrétaire en immobilier s’occupe de la gestion et du suivi de commandes, en cours de stocks, des retours de produits.
• Prend part à des visites de chantier et évalue l’avancée des travaux.
• Une secrétaire en immobilier maîtrise les outils techniques et bureautiques liés à son travail quotidien. Elle maîtrise le traitement de texte, tableur, elle connaît les taux de TVA appliqués au secteur du BTP et les différentes caisses (PRO BTP, …).
• Elle connaît aussi le vocabulaire du métier, ce qui lui permet de comprendre les demandes. Grâce à ses connaissances, cette secrétaire indépendante est à même de fournir des informations techniques, de les rappeler à la suite de l’envoi de devis, comme de passer les commandes nécessaires.
• Ses compétences sont pourtant plus élaborées, car elle aura aussi acquis une connaissance de la réglementation générale du BTP. Ainsi, elle pourra suivre de plus près les contrats, et prendre en compte des notions juridiques spécifiques à ce métier.
• Connaissant tout le contexte lié à une opération de travaux, elle saura assister le directeur comme les personnes sur le terrain, tout en restant à son bureau.

Informations supplémentaires :Il est en principe nécessaire d’avoir une double compétence : une formation en secrétariat et une formation préliminaire en bâtiment.

Niveau :Baccalauréat/Probatoire/BEPC/CAP

Salaire moyen : En fonction de sa double qualification et de l’ampleur de ses tâches, la secrétaire en immobilier oscille entre cent vingt mille (120 000) mille FCFA à ses débuts pour atteindre selon la taille de la structure qu’il emploie 250 mille et plus.